Eine Nebenkostenabrechnung fasst die tatsächlichen Betriebskosten eines Abrechnungszeitraums zusammen, verteilt sie nach einem festgelegten Schlüssel auf die Mietparteien und rechnet sie gegen die geleisteten Vorauszahlungen auf. Der folgende Ablauf zeigt Schritt für Schritt, wie eine korrekte Abrechnung entsteht.
Schritt 1: Abrechnungszeitraum festlegen
Der Abrechnungszeitraum umfasst in der Regel maximal 12 Monate, meist das Kalenderjahr. Er muss im Mietvertrag festgelegt oder anderweitig vereinbart sein und sollte für alle Mietverhältnisse eines Hauses einheitlich laufen, damit Kosten wie Heizung oder Wasser vergleichbar verteilt werden können.
Schritt 2: Umlagefähige Kosten sammeln
Nur Kosten, die nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) als umlagefähig gelten, dürfen auf Mieter verteilt werden – etwa Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Müllentsorgung, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Versicherungen, Hausmeister und Heizkosten. Verwaltungskosten und Instandhaltungsrücklagen gehören nicht dazu.
| Kostenart | Umlagefähig? | Typischer Schlüssel |
|---|---|---|
| Grundsteuer | Ja | Wohnfläche |
| Wasser/Abwasser | Ja | Verbrauch oder Personenzahl |
| Heizung | Ja (nach HeizkostenV) | Verbrauch (mind. 50–70 %) + Fläche |
| Hausmeister | Ja | Wohnfläche |
| Verwaltungskosten | Nein | – |
| Instandhaltungsrücklage | Nein | – |
Schritt 3: Zählerstände und Verbrauch ermitteln
Für verbrauchsabhängige Kosten wie Wasser oder Heizung braucht es die Zählerstände zu Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums. Die Differenz ergibt den Verbrauch, der anteilig in die Kostenverteilung einfließt. Mehr dazu im Ratgeber Zählerstände erfassen.
Schritt 4: Umlageschlüssel anwenden
Gängige Verteilschlüssel sind Wohnfläche (Kosten pro Quadratmeter), Personenzahl, Miteigentumsanteil oder tatsächlicher Verbrauch. Fehlt eine Vereinbarung im Mietvertrag, gilt gesetzlich meist die Wohnfläche als Standardschlüssel (§ 556a BGB).
Schritt 5: Vorauszahlungen gegenrechnen
Von den anteiligen Kosten des Mieters werden die im Abrechnungszeitraum geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen abgezogen. Das Ergebnis ist entweder eine Nachzahlung des Mieters oder ein Guthaben, das erstattet wird.
Beispielrechnung
Ein Haus mit 200 m² Gesamtwohnfläche hat im Abrechnungsjahr 3.000 € umlagefähige Kosten (ohne Heizung). Eine Wohnung mit 50 m² trägt davon 25 % = 750 €. Wurden 700 € Vorauszahlung geleistet, ergibt sich eine Nachzahlung von 50 €.
Fristen beachten
Vermieter müssen die Abrechnung in der Regel spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Nach Ablauf dieser Frist können in der Regel keine Nachforderungen mehr gestellt werden – Guthaben des Mieters bleiben davon unberührt.
So unterstützt Mietwart: Sie hinterlegen Kosten, Zählerstände und Umlageschlüssel je Wohnung, Mietwart führt die Berechnung zusammen und erstellt die Abrechnung als PDF. Mehr dazu auf der Seite Nebenkostenabrechnung-Software.
Dieser Artikel bietet eine allgemeine praktische Einordnung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.