Als Vermieter tragen Sie die Verantwortung für eine korrekte, fristgerechte Nebenkostenabrechnung. Dieser Ratgeber fasst zusammen, welche Kosten Sie umlegen dürfen, welche Fristen gelten und welche Fehler in der Praxis am häufigsten vorkommen.
Welche Kosten dürfen Vermieter umlegen?
Umlagefähig sind ausschließlich Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (BetrKV) – laufende, regelmäßig wiederkehrende Kosten wie Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Versicherungen, Hausmeister und Heizkosten. Reparaturen, Instandhaltung und Verwaltungskosten gehören nicht dazu und müssen der Vermieter selbst tragen.
Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Abrechnung
Eine formell korrekte Abrechnung enthält üblicherweise:
- Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
- Angabe und Erläuterung des jeweiligen Umlageschlüssels
- Berechnung des Kostenanteils des einzelnen Mieters
- Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
- Nennung des Abrechnungszeitraums
Die 12-Monats-Frist
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter zugehen. Verpasst der Vermieter diese Frist, sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen – es sei denn, die Verzögerung ist nicht vom Vermieter zu vertreten (z. B. verspätete Lieferantenrechnung ohne eigenes Verschulden).
Häufige Fehler in der Praxis
- Falsche Kostenarten umgelegt: Instandhaltung oder Verwaltungskosten fließen versehentlich in die Abrechnung ein.
- Fehlender oder falscher Umlageschlüssel: Kosten werden ohne nachvollziehbare Verteilung angesetzt.
- Leerstand nicht berücksichtigt: Bei leerstehenden Einheiten trägt der Vermieter deren Kostenanteil selbst.
- Zählerstände fehlen oder sind widersprüchlich: Verbrauchsbasierte Kosten lassen sich ohne saubere Ablesungen nicht korrekt zuordnen.
- Frist verpasst: Die Abrechnung geht erst nach Ablauf der 12-Monats-Frist beim Mieter ein.
Wie sich der Aufwand reduzieren lässt
Wer Kosten, Zählerstände und Mietvertragsdaten über das Jahr verteilt zentral erfasst statt sie erst zum Abrechnungstermin zusammenzusuchen, reduziert das Risiko von Fehlern und Fristüberschreitungen erheblich. Mehr dazu auf der Seite Nebenkostenabrechnung-Software.
Dieser Artikel bietet eine allgemeine praktische Einordnung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.